Prima parte: Il quadro normativo e la centralità della formazione privacy
La gestione dei dati personali all’interno delle scuole italiane è regolata da un articolato corpus normativo che parte dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e dal Codice Privacy nazionale (D.lgs. 196/2003 integrato dal D.lgs. 101/2018). Gli istituti scolastici, trattando dati particolarmente sensibili e riferiti spesso a soggetti vulnerabili come i minori, hanno il dovere di adottare misure rigorose per garantire la protezione e la riservatezza di tali dati. Fra queste misure rientra la designazione formale, tramite apposita lettera di incarico, dei dipendenti che possono trattare dati personali. Questa designazione, tuttavia, non basta: la normativa prevede anche l’obbligo specifico di formazione privacy per tutto il personale coinvolto, sia docente che amministrativo. Questa formazione non è né facoltativa né limitata a un solo evento ma deve essere periodicamente aggiornata, come sottolineato da diverse circolari del MIUR. Essa consiste in corsi che affrontano sia gli aspetti normativi che pratici del trattamento dei dati a scuola, includendo metodi sicuri per la gestione, il trasferimento e la custodia delle informazioni. In sintesi, senza formazione e designazione, il trattamento dei dati all’interno delle scuole non è conforme alla legge.
Seconda parte: Rifiuto di incarico e conseguenze operative e giuridiche
Il tema del rifiuto di incarico privacy assume oggi particolare rilievo con l’ordinanza n. 504/2024 del Tribunale di Udine. La sentenza prende spunto dal caso di una dipendente che rifiutava di sottoscrivere la lettera di nomina a incaricato privacy nonché di prendere parte ai corsi formativi obbligatori. In tale contesto, la scuola si è vista costretta a sospenderla dal servizio non essendoci posizioni lavorative che non implicassero il trattamento di dati personali. Il Tribunale ha statuito con chiarezza che la mancata accettazione dell’incarico privacy comporta la perdita della possibilità di trattare dati – condizione pressoché imprescindibile per quasi tutte le mansioni scolastiche. La decisione conferma che non esiste alcun diritto soggettivo del dipendente a svolgere il lavoro in contesti ove il ruolo di incaricato privacy è necessario: la protezione dei dati rappresenta infatti un elemento costitutivo delle funzioni scolastiche moderne. Inoltre, rifiutare la formazione e la nomina apre la strada a concrete ripercussioni occupazionali, tra cui la sospensione dal lavoro e – in prospettiva – anche la perdita delle retribuzioni o, in casi limite, la decadenza dall’impiego. La sentenza si inserisce in una linea giurisprudenziale oramai consolidata, sostenuta anche dalle indicazioni del MIUR e dalle sanzioni previste dalla normativa europea e nazionale.
Terza parte: Come strutturare i percorsi formativi, raccomandazioni e buone pratiche
Alla luce di tali premesse, le scuole sono chiamate ad organizzare percorsi di formazione privacy quanto più completi, accessibili e aggiornati. I corsi devono coprire sia il quadro normativo di riferimento che le procedure concrete di gestione, conservazione, minimizzazione e tutela dei dati personali all’interno degli ambienti scolastici. Un buon percorso formativo comprende moduli su ruoli e responsabilità, simulazioni pratiche, linee guida operative, e momenti di verifica conclusiva. Viene consigliata la costruzione di manuali semplici ma esaustivi, l’organizzazione di momenti di confronto e simulazione con il responsabile per la protezione dei dati (DPO) e un sistema efficiente di attestazione e aggiornamento della formazione ricevuta. Queste pratiche favoriscono una reale consapevolezza sulla privacy e diminuiscono il rischio che la formazione venga percepita come mero adempimento burocratico. È fondamentale che il personale scolastico comprenda la centralità del proprio ruolo nella tutela dei dati, considerandola non solo come obbligo di legge ma come parte essenziale della professionalità educativa e amministrativa. Solo una solida cultura della privacy può garantire, nel tempo, la tutela degli studenti, delle famiglie e dell’intera comunità scolastica.
