Email e Lavoro: L’Uso Record Secondo il Work Trend Index

1. Evoluzione della comunicazione digitale: numeri e tendenze globali

Il Work Trend Index 2025 di Microsoft fotografa una trasformazione radicale della comunicazione lavorativa, scandita dall’aumento costante del traffico email e dalla diffusione di piattaforme collaborative. Oggi un dipendente medio riceve ben 117 email al giorno (+6% rispetto al 2024), fenomeno che riflette la centralità della digitalizzazione in ambito professionale e la crescente interconnessione tra aziende internazionali, specialmente in Europa Centrale e città come Milano. Le email vengono lette spesso in meno di 60 secondi, con un 40% degli utenti già online alle 6 del mattino e il 57% delle riunioni fissate all’ultimo minuto: elementi che evidenziano una pressione sempre maggiore sul tempo e sulle energie dei lavoratori. Questi dati confermano la necessità di ripensare i canali e le strategie comunicative, poiché il rischio di overload informativo e disorganizzazione ormai mette a dura prova la produttività e il benessere, soprattutto nelle regioni maggiormente colpite dall’intesificarsi di rapporti commerciali e dal lavoro ibrido.

2. Cambiamento degli strumenti e delle abitudini: Teams supera la posta elettronica

Un aspetto chiave del report riguarda il progressivo spostamento dai classici strumenti di posta verso piattaforme integrate come Microsoft Teams. Dopo le 8 del mattino, Teams diventa spesso il canale più usato per la collaborazione in tempo reale, grazie a chat, chiamate e strumenti integrati di gestione progetti e comunicazione asincrona. Queste piattaforme consentono di tracciare facilmente informazioni, ridurre i tempi di risposta e abbattere la frammentazione tipica dell’email. Tuttavia, emergono nuove sfide legate alla gestione del tempo, con il 57% delle riunioni organizzate senza preavviso e frequenti interruzioni che rendono difficile il lavoro focalizzato (deep work). Il rischio di sovraccarico e stress è particolarmente marcato per chi, in città dinamiche come Milano o nei poli strategici dell’Europa Centrale, si trova a dover coordinare team distribuiti, rispettare fusi orari diversi e garantire una comunicazione fluida tra filiali multinazionali. Diventa quindi cruciale adottare nuove soluzioni digitali, imparare a usare gli strumenti in modo consapevole e promuovere policy aziendali che favoriscano il benessere e la produttività.

3. Strategie per un futuro sostenibile: soluzioni, formazione e cultura aziendale

Per affrontare le sfide emergenti della comunicazione digitale, molte aziende stanno introducendo strategie innovative: formazione continua su digital skills, definizione di blocchi orari senza email o riunioni, promozione della comunicazione asincrona e automazione delle risposte standard. L’obiettivo è ridurre la digital fatigue, liberare tempo per attività strategiche e tutelare il work-life balance dei dipendenti. Best practice già implementate in grandi aziende milanesi includono audit mensili sulla produttività digitale e sessioni periodiche di formazione su Microsoft 365; altri punti chiave sono l’utilizzo di dashboard integrate per monitorare flussi comunicativi e aggiornamenti regolari sulle dinamiche di team. Le imprese devono investire su formazione digitale, strumenti evoluti e cultura organizzativa orientata al rispetto dei tempi di disconnessione, mentre i lavoratori devono imparare a gestire priorità e canali, promuovendo regole condivise. Il futuro vede dunque una co-evoluzione tra tecnologia, processi e cultura, affinché l’efficienza nella comunicazione digitale non comprometta la qualità della vita lavorativa.