Chiusura delle caselle email scolastiche: cosa fare entro il 14 novembre 2025 per salvare i dati su PEO e PEC

Il Ministero dell'Istruzione ha stabilito la chiusura definitiva delle caselle email scolastiche collegate a codici meccanografici dismessi entro il 14 novembre 2025, sia di posta elettronica ordinaria (PEO) che certificata (PEC). Questa misura, parte di un piano di razionalizzazione digitale, mira a migliorare la sicurezza e a garantire coerenza tra strumenti digitali e strutture amministrative. Dopo la data indicata, l'accesso sarà bloccato e i dati non salvati saranno persi irreversibilmente; pertanto, le scuole devono identificare le caselle obsolete, salvare i contenuti e migrarli su supporti sicuri, redigendo specifici verbali per certificare le operazioni.

La procedura di backup consigliata include il salvataggio periodico dei messaggi e allegati in formati standard come PDF o EML, organizzazione tematica dei dati archiviati e conservazione dei backup in almeno due luoghi distinti, ad esempio cloud certificati e server interni. È cruciale aggiornare tutte le comunicazioni ufficiali riguardo alla disattivazione imminente, informare i vari interlocutori (Ministero, enti locali, famiglie) e prevedere risposte automatiche di notifica fino alla chiusura effettiva, per evitare disallineamenti comunicativi e problemi amministrativi.

Infine, si raccomanda un’attenta gestione preventiva delle caselle email scolastiche, con monitoraggio continuo dello stato delle caselle, utilizzo esclusivo di indirizzi legati ai codici attivi, formazione del personale responsabile della sicurezza digitale e aggiornamento costante delle policy di backup. Il termine del 14 novembre 2025 è definitivo, senza possibilità di deroga o recupero dati successivo, pertanto è indispensabile agire subito per garantire la continuità e la trasparenza amministrativa delle istituzioni scolastiche italiane.